Ninguém quer ser síndico. E agora?

A escolha do síndico é tão importante quanto escolher nossos representantes em altos cargos do governo. Entre os meses de janeiro e abril é a época em que a maioria dos condomínios decide temas importantes, como a eleição do novo síndico, aprovação de contas e orçamento para o ano que se inicia. Mas, nesse panorama de mudanças um alarme pode soar:

O que fazer quando ninguém quer ser síndico?

Separamos algumas dicas e resoluções para resolver essas e outras dúvidas a respeito da escolha do novo síndico. Confira abaixo:

QUEM PODE SER SÍNDICO?

- Quando ninguém do condomínio se habilita ou se candidata ao cargo de síndico, uma administradora pode ser contratada para desempenhar a função, ou pode-se contratar ainda um síndico profissional;

- De acordo com o Código Civil o síndico não precisa ser necessariamente morador ou proprietário de uma unidade no prédio. A lei diz: "Art. 1.347. A assembleia escolherá um síndico, que poderá não ser condômino, para administrar o condomínio, por prazo não superior a dois anos, o qual poderá renovar-se."

- Vale lembrar que a lei também não impõe nenhuma restição quanto a inadimplentes, parentes, funcionários, etc. para assumirem o cargo. Além disso, o candidato não precisa estar necessariamente presente na assembleia de eleição.

- O síndico também pode passar parte de suas responsabilidades para uma empresa, com autorização da assembleia: "Art. 1.348 § 1o Poderá a assembleia investir outra pessoa, em lugar do síndico, em poderes de representação. § 2o O síndico pode transferir a outrem, total ou parcialmente, os poderes de representação ou as funções administrativas, mediante aprovação da assembleia, salvo disposição em contrário da convenção."

INCENTIVOS

- Para estimular condôminos, inquilinos, ou qualquer outro interessado a se candidatar ao cargo, muitos condomínios oferecem benefícios como despesas custeadas pelo condomínio, remuneração e até descontos ou isenção nas taxas condominiais.
Para adotar tais estímulos, deve-se antes verificar se a convenção prevê esse tipo de situação. Caso a convenção seja omissa, as resoluções devem então constar no edital e na ata da reunião. Saiba mais sobre remuneração e isenção do síndico

- Formas de eleições: o modo mais utilizado para a escolha do síndico, de acordo com pesquisa realizada pelo Secovi – SP, são as eleições. Entretanto, no caso de não haver candidatos, sorteios e rodízios também costumam ser utilizados.

- Caso haja rodízio da função de síndico entre os membros do Conselho Fiscal, a legislação determina: "Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembleia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico."
Os conselheiros podem se revezar na função, desde que sempre haja um representante legal em atividade que responda pelo condomínio e a função não fique ‘abandonada’.

O QUE ACONTECE SE O CONDOMÍNIO FICAR SEM SÍNDICO?

- Em último caso, se os condôminos não aceitarem a solução de contratar uma administradora ou um síndico profissional, o caso pode ser levado a juízo, e um juiz escolherá um representante legal para o condomínio.

- Importante: Um condomínio sem síndico torna-se um condomínio irregular, ou seja, sem representatividade legal. Isso pode acarretar inúmeros problemas, tanto para o imóvel, como também para o síndico anterior, perante a bancos, Receita Federal, etc.

VOTAÇÃO

- Como raramente a assembleia para escolha do síndico conta com a participação de todos os condôminos, fica acatada a decisão da maioria dos presentes no momento e os demais condôminos são avisados da resolução posteriormente, através da ata da assembleia.

- A aprovação para contratação de uma administradora ou síndico profissional poderá ocorrer na mesma assembleia de eleição ou, se necessário, através uma nova assembleia convocada especialmente para este fim. Isso depende da decisão dos condôminos.

ASSEMBLEIAS VAZIAS

- Como muitos moradores só participam de assembleias que envolvem sorteio de vagas de garagem, decisão sobre aumento de taxas, etc., o ideal é que se agende a eleição do síndico para a mesma assembleia. O primeiro tópico da lista de atividades no edital para a assembleia deve ser a eleição do síndico.

- Frases de efeito devem contar nos cartazes que alertam sobre a assembleia para atrair os moradores. O síndico pode usar palavras de estímulo como: "A escolha do síndico é tão importante quanto escolher nossos representantes em altos cargos do governo"; “Sua participação é essencial para melhoria e valorização do nosso patrimônio”;

Comissão p/ substituir o síndico

- Pode-se eleger uma comissão para substituir a figura do síndico? A lei não prevê esta situação, determinando que sempre que haja um condomínio, haverá uma pessoa que o represente enquanto síndico.

Subsíndico / Cons. Consultivo

- O síndico não pode indicar um subsíndico ou o Conselho Fiscal. Deve haver eleição em Assembléia.

- O subsíndico pode ser eleito na mesma Assembléia que escolhe o síndico, assim como o Conselho Consultivo, composto por três pessoas. Mas não é obrigatório as eleições serem simultâneas.

- A legislação não dispõe sobre subsíndicos. O cargo é totalmente regulamentado pela Convenção do condomínio.

- Síndico e conselho consultivo devem ser sempre eleitos. O sorteio e as indicações não têm valor legal. Assim, mesmo em prédios em que haja "rodízio" das funções entre os moradores, deve haver uma eleição para legitimar o processo.

"Art. 1.356. Poderá haver no condomínio um conselho fiscal, composto de três membros, eleitos pela assembléia, por prazo não superior a dois anos, ao qual compete dar parecer sobre as contas do síndico."

Troca de gestão (documentação)

Quando uma gestão chega ao fim - tanto do síndico como da empresa administradora -, alguns procedimentos de documentação devem ser seguidos para que o processo de transição seja tranquilo e a próxima gestão tenha todo o arquivo da movimentação anterior.

Síndico

Na troca de gestão do síndico, o anterior deve entregar todos os documentos referentes à sua administração, principalmente:

- Apólices de Seguro;
- Cartão de CNPJ;
- Pastas de Prestações de Contas;
- Planilhas de Orçamentos;
- Comprovantes de pagamentos efetuados (notas fiscais)
- Plantas do Condomínio;
- Folhas de Ponto de Funcionários;
- Laudos PCMSO/PPRA;
- Livro de Inspeção do Trabalho;
- Escritura de Convenção;
- Regulamento Interno; Livros de Atas de Assembléia;
- Contratos (manutenção etc);
- Certificados Operacionais (NR23- Extintores e Mangueiras, PDSA-Proteção de surtos atmosféricos, Higienização de Reservatórios de Água, Desobstrução e limpeza de Caixas de Gordura, Desinsetização);

- É de praxe que, ao entregar a pasta com todos os documentos, o síndico faça uma carta contendo a relação de tudo que está sendo entregue, e protocole para que não haja erro ou perda de algum documento.

- Não é correto o síndico que deixa o cargo reter algum documento. Caso isso aconteça, o atual deverá comunicar a ausência dos documentos e amigavelmente solicitar a entrega.

- Ao se constatar irregularidades na documentação da gestão anterior, deve-se pedir esclarecimentos ao síndico responsável por tais erros.

- Se não houver nenhuma justificativa plausível, leva-se a questão ao Conselho.

- Sendo comprovado que o erro poderá ser reparado e não houve má fé, fica resolvido, caso contrário deve-se convocar uma Assembléia.

- A Assembléia aprovando, o condomínio entra com uma ação contra o síndico anterior.

Administradora

Na transição de gestão e troca de empresas a atual deve entregar todos os documentos que provem a administração. Devem integrar a pasta de prestação de contas, principalmente:

- Guias de Recolhimento e Pagamento de Encargos Sociais;
- Benefícios Trabalhistas e Tributos;
- Comprovantes de Pagamentos de Contas;
- Circulares Entregues;
- Cartas de Comunicação;
- Cadastro Atualizado de Condôminos, com respectivos endereços e frações ideais;
- Livro de Atas;
- Cartão do CNPJ;
- Convenção Condominial e Especificação;
- Relatório da Última Emissão de Boletos;
- Livro de Registro de Empregados e Balancetes

- Toda documentação deve ser repassada para a nova empresa, como também uma carta com a listagem de todos os documentos entregues, protocolada pelo síndico.

- Os documentos não devem ficar sob o poder da administradora antiga. A atual pode notificá-la dando um prazo para a regularização e envio dos documentos, sob pena de ação de busca e apreensão.

- Irregularidades na gestão anterior são graves problemas para a gestão atual. Quando o condomínio suspeita de irregularidades conduzidas por má fé da administradora, deve acionar uma auditoria externa com aprovação em assembléia.

- A administradora comunica ao síndico as irregularidades, e este, após deliberação do conselho ou de assembléia geral, poderá constituir advogado e entrar com uma ação judicial ou extrajudicial.

- De acordo com o artigo 1347 do Código Civil, compete ao síndico "dar imediato conhecimento à assembléia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio".

- Toda a documentação de um modo geral deve ser arquivada durante 5 anos, apenas a documentação relativa a FGTS e INSS que deve ser guardada por 35 anos.

Condomínio com vários blocos

- Em condomínios com vários blocos, pode-se eleger um síndico para cada torre? Não. É preciso eleger um síndico geral. Pode-se eleger um subsíndico para cada bloco, para facilitar a administração, desde que a Convenção determine assim.

- Também é a Convenção que deve determinar as funções do subsíndico. Suas ações sempre ficam subordinadas ao síndico geral.

Funcionário pode ser síndico?

- A maioria das Convenções proíbe os funcionários de exercer o cargo de síndico. Mas não há restrição na lei, e isso é o que vale se a Convenção do seu condomínio for omissa a esse respeito.

Fontes:
- Dr. Daphnis Citti de Lauro - Advogado Especialista em Condomínios
- Hubert Gebara - Vice-presidente de Administração Imobiliária e Condomínios do Secovi-SP
- Mayb Ferreira - Síndica