Assembleias gerais exigem bom senso de síndicos e moradores; Presença do condômino é fundamental.
Eleger síndicos, subsíndicos e conselho consultivo. Aprovar a prestação de contas do ano que passou, assim como aprovar a previsão orçamentária para o ano que vem pela frente são algumas das decisões tomadas nas Assembléias Gerais Ordinárias, que ocorrem nos primeiros meses do ano.
Trata-se do mais importante encontro do condomínio, onde são tomadas as decisões que irão reger o dia a dia durante o ano inteiro. A Vargas & Vargas apresenta as principais dicas para que as Assembleias se tornem realmente produtivas. Confira:
• Organização – O edital de convocação deve ser claro, distribuído com antecedência e conter todas as informações necessárias sobre a assembléia.
• Corpo-a-corpo - A comunicação deve ir além da convocação por edital. É recomendável que o síndico, tendo tempo, ligue ou escreva e-mails para os condôminos, ressaltando a importância de cada um na assembléia. Um lembrete no elevador um dia antes já é uma boa iniciativa.
• Cortesia - É salutar que o síndico receba o condômino assim que ele chegar ao local da assembléia, cumprimentando-o e agradecendo-o pela presença.
• Exemplo - Para exigir respeito, é preciso, antes de tudo, respeitar também. Assim, mesmo que o síndico não concorde com determinada opinião, ele deve deixar que o morador exponha seu ponto de vista.
• Preparo - É fundamental que o síndico se cerque de todas as informações possíveis, com auxílio dos conselheiros e da administradora, para ter força de argumentação e convencimento.
• Saudação - Recomenda-se que o presidente da mesa, saúde os presentes na abertura dos trabalhos e diga palavras de motivação e otimismo, visando tornar o clima da assembléia o mais agradável possível.
• Controle - Aquele que estiver conduzindo a reunião deve ter a sensibilidade para saber o momento adequado de encerrar uma discussão, dando prosseguimento aos demais itens previstos na ordem do dia.
• Sugestões - Quando um participante apontar erros, peça que apresente alguma sugestão. Assim, o morador se sentirá integrado ao processo e incentivado a ajudar.
• Compreensão - O síndico deve tentar entender o perfil dos moradores para que, durante as reuniões, ele saiba como lidar com cada um deles.
• Interrupções - Solicitar que os participantes desliguem os celulares, pagers e radiocomunicadores, evitando que a reunião seja interrompida, a não ser em caso de urgência.
• Comodidade - Montar uma mesa com café, chá e biscoitos para depois da assembléia é um ato de delicadeza que pode, inclusive, servir para aproximar as pessoas.
• Polidez - Lembrar-se de que, mais do que palavras, o que conta na comunicação interpessoal é o tom de voz, gestos e o modo de falar com as pessoas.
Fonte. Guia SindicoNet
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