Como atender condôminos

Comunicação é chave para viver bem em condomínios. Síndico deve ser claro e demonstrar como é possível entrar em contato

Não adianta negar: nada pior do que chegar em casa depois de um dia de trabalho e não conseguir descansar, já que o interfone, com solicitações diversas dos moradores, não para de tocar.

Para evitar que a carreira do síndico comece mal, é possível que já na ata da sua eleição estejam discriminados os canais de comunicação a serem utilizados.

“Assim, é possível já ir deixando claro que, antes de interfonar para o apartamento do síndico, deve-se mandar um e-mail ou deixar um registro no livro de ocorrências”, comenta Rosely Schwartz professora do curso de administração de condomínios da FMU (Faculdades Metropolitanas Unidas).

Schwartz argumenta que o ponto principal é que se deixe claro como o morador pode reclamar ou dar sugestões para a administração do prédio. “No caso de e-mails, por exemplo, o ideal é que sejam respondidos em até três dias”, aponta a professora.

Marcio Bagnato, diretor de condomínios da administradora Habitacional, sugere para o síndico que esteja muito atribulado em certo período, que avise os moradores. “Se há muita demora em responder às questões dos condôminos, eles se sentem desconfortáveis. Quando houver assembleia, esse atraso com certeza será comentado”, afirma.

A psicóloga e mediadora de conflitos na área condominial Valéria Lemonache aponta um prazo para que se respondam citações no livro de ocorrências. “Entendo que é adequado responder a todas as sugestões e problemas relatados no livro na mesma semana, manifestando como a situação será conduzida”, sugere.

Para alcançar todos os moradores, o diretor de condomínios do Secovi –SP (Sindicato dos condomínios) Sérgio Meira de Castro Neto, sugere que se coloque um quadro de avisos também na garagem. “Muitos condôminos entram e saem do prédio somente de carro. É uma maneira de mantê-los informados também”, pontua.

Neto também sugere a comunicação no elevador – com ressalvas. “O assunto não deve tratar de temas como segurança, para não expor o condomínio”, exemplifica.

Internet

Muitas administradoras oferecem um ambiente digital para a comunicação entre condôminos e síndico. “Em fóruns de discussão é possível se manter atualizado com o que está se passando no prédio”, explica Ana Paula Pellegrino, diretora geral da administradora Adbens.

Nesse tipo de plataforma, o morador também consegue acessar dados sobre as finanças do prédio e balancetes, o que diminui o número de pedidos para o síndico.

A internet ou o uso de e-mail também é uma possibilidade para quem tem reclamações sobre a zeladoria ou sobre os funcionários do prédio, afirma Marcio Bagnato, da Habitacional. “Nesses casos ou se fala diretamente com o síndico ou se escreve para ele. Muita gente não se sente confortável registrar esse tipo de problema no livro de ocorrências”, aponta.

Pellegrino explica que em grandes condomínios, o uso de informativos - online ou impressos - é uma boa opção. “Assim não se passa aquela ideia equivocada de que o síndico resolve tudo sozinho”, argumenta.

Ao vivo

Mesmo com tantos outros canais de comunicação, é indispensável que o síndico disponha que algum tempo para atender os moradores pessoalmente.

“Os idosos, em geral, não gostam tanto nem de cartas e nem de livro de ocorrência ou de caixas de sugestões. Para eles, o que vale é conversar com o síndico”, aponta Rosely Schwartz.

Mas não são só os mais velhos que prezam pelo olho no olho. “Caso o síndico não disponha de tempo para conversar todas as semanas, deve instituir uma rotina como, por exemplo, a primeira e terceira segunda-feira do mês, a partir de um horário pré-determinado”, sugere Sergio Neto do Secovi.

Ele também indica o atendimento em horários diferenciados, como aos finais de semana, em prédios de veraneio, quando estes estão mais cheios.

Ajuda

Mesmo sendo a principal peça na mediação de conflitos, o síndico não precisa fazer tudo sozinho. “Ele sempre pode contar com a ajuda do conselho. Caso haja dúvidas sobre uma reforma, o morador pode conversar com alguém do comitê de obras”, aconselha Ana Paula Pellegrino, da Adbens.

Crianças e Adolescentes

Uma forma diferenciada de melhorar a comunicação com crianças e adolescentes - um grupo muitas vezes visto como complicado – é a eleição de um representante da “classe” para pleitear melhorias desejadas pelos mais joves, como redes novas para as quadras das áreas comuns ou bolas novas.

Dica do leitor

Eliane do Rocio Pedro Bom, síndica de um condomínio com duas torres em Curitiba, encontrou uma alternativa para o livro de ocorrências. Ela conta no fórum da nossa Rede Social que, em seu prédio, o livro existe apenas para registros de determinadas ocorrências e controle de correnspondências e entrada de visitantes.

Reclamações ou ocorrências mais reservadas, como condômino sobre outro condômino, são relatadas em formulário próprio individual e colocado num envelope lacrado e endereçado ao síndico.

Formas de comunicação

Assuntos não urgentes:
a)Livro de ocorrências ou Caixa de sugestão
b)E-mails
c)Quadro de avisos
d)Fórum de discussão, blog ou site do prédio

Assuntos urgentes:
a)Telefones
b)Interfone

Acesso à documentação

Quando o condômino solicita verificação na documentação do condomínio, como pasta de pestação de contas, normalmente, marca-se dia e hora.

Não convém permitir que ele leve os papéis para sua casa, pois a responsabilidade pela guarda dos documentos é do síndico.

Vale ressaltar que o síndico não é obrigado a fornecer explicações para o condômino na ocasião, devendo fazê-las nos balancetes mensais, e em Assembleia, principalmente na Ordinária, com a prestação de contas do ano anterior.

Os sete passos para uma melhor comunicação com os moradores

1 - Estipule regras
Desde o início da gestão deixe claro como devem ser direcionadas as reclamações e sugestões

2 - Determine um prazo para as respostas
O ideal é demorar menos que uma semana para atender o morador que se manifestou.

3 - Não centralize
É possível pedir ajuda aos membros do Conselho e à Administradora: em caso de dúvidas, os moradores também podem recorrer a eles

4 - Atenda pessoalmente
Mesmo que só duas vezes por mês, é importante separar um tempo para atender pessoalmente os condôminos

5 - Comunique-se
O uso de informativos (online ou impresso) é valioso e poupa o síndico de ter que explicar a mesma coisa inúmeras vezes

6 - Interfone - só para assuntos urgentes
Deixe claro que telefone e interfone do síndico não são para primeiro contato, a não ser em urgências, como incêndios, acidentes ou roubos

Fonte: Guias SíndicoNet